Gestió entitats sense ànim de lucre amb OpenERP

Gestió socis

Alta persones (socis o no socis)

Alta de socis

Fem el mateix que l'apartat anterior i després farem:

Per que sigui realment un soci cal que se li facturi una quota de soci amb un període de temps que comprengui la data d'avui (per ex. soci numerari la "Quota SN 2009" que va del 01-01-2009 al 31-12-2009, o per un soci familiar la "Quota SF 2009 1" que va del 01-01-2009 al 30-06-2009):

Si el soci s'acaba de donar d'alta també se li cobrarà l'alta de soci directament pel Terminal Punt de Venda (ho paga al taulell en efectiu o targeta de crèdit).

Baixa de socis

A la pestanya Soci de la seva fitxa omplim els camps Data sol·licitud baixa, Motiu baixa i el camp Futur estat soci el canviem per Baixa soci.

Si ja s'ha fet la facturació de socis del període actual serà convenient anul.lar la factura de la seva quota de soci perquè no se li carregui el rebut domiciliat més endavant. Fem clic a la drecera que hi ha en el menú lateral Factures per veure les seves factures, editem la factura oberta que tingui i la cancel·lem.

Facturació quotes socis

Primer cal definir les quotes de socis en el menú Soci/Configuració/Productes per socis. És important definir bé la Data des de i la Data fins de validesa de la quota de soci.

Per facturar la quota de soci per tot els socis d'un determinat tipus (per ex. els socis numeraris) cal fer (aquest procés es farà típicament abans del 1 de gener per les quotes anuals i també abans del 1 de juliol per les semestrals):

Un cop facturat tots els tipus de socis, numeraris, familiars i juvenils, convindria actualitzar l'antiguitat i tarifa que s'aplica a tots els socis. Anem al menú Soci/Actualitza socis: Antiguitat, tarifes, ....

Enviament massiu d'emails

Hi ha dues maneres de fer-ho, al lateral dret trobareu dos assistents "Envia email P" i "Envia email", tant des d'Empreses com des d'Adreces d'empresa. Si voleu enviar adjunts en el correu cal usar l'assistent "Envia email". Encara que no es recomanable que envieu emails amb adjunts: Els emails són pesats de rebre i molta gent no obre els adjunts. Si és una imatge .jpg o .png que no ocupi gaire encara, perquè normalment es veu directament dins del lector d'email sense necessitat d'obrir un programa extern com passa amb els .pdf .doc .odt ...

Per tant si vols enviar emails massius a persones de la base de dades de la entitat el procediment seria:

1) Obrir el menú Empreses/Adreces d'empresa.

2) Filtrar pitjant el botó + per fer cerca avançada i en el camp Email posar-hi una @. Actualment hi ha 927 que tenen correu electrònic.

3) Canviar el límit de 80 per 250 per exemple. Així podrem enviar els emails de 250 en 250 (i fins a 927 en fer-ho 4 vegades ja en tindràs prou).

4) Seleccionar totes les adreces d'empresa (clicant el primer i desprès l'últim amb la tecla Mayús pitjada o fent Ctrl+A)

5) Fer clic al botó "Acció" del menú de dalt de tot i tria l'opció "Envia email"

6) Acaba de redactar l'assumpte i el missatge, per exemple:

  Benvolgut/da [[name]],
  Us anunciem que la primera quinzena de juliol farem les projeccions de muntanya a la fresca. ...
  Cordialment,

7) Podeu adjuntar un màxim de 3 adjunts (que no recomano) i desprès pitjar el botó "Envia email".

Repetir els passos del 4 al 7 per cada 250 adreces o contactes (amb el botó Endavant es consulten els següents 250 contactes de la llista). Convé tenir copiat l'assumpte i el missatge a enviar per no haver-lo d'escriure cada vegada.

Es recomanable abans de fer un enviament massiu provar d'enviar un email a vosaltres mateixos. Així podeu veure que s'envia i es rep bé.

Alta productes

Els productes és qualsevol element de venda, per exemple, una activitat o un lloguer de material.

Nou producte

Anem al menú Productes / Productes i fem clic al botó Nou. Els camps bàsics a omplir son:

Informació

Preus i proveïdors

Cal omplir els 4 camps amb el preu corresponent. Si algun producte no es pot vendre a qui no sigui d'aquell grup (per ex. llicències federatives als que no són socis) es posa un preu molt alt.

Descripcions

Informació que apareix al tiquet, internet, etc

Crear estoc

L'estoc són les places disponibles. Podem crear un estoc incial de 20 places, i després, per ampliació de places, un altre estoc de 10 places. En total, oferirem 30 places.

Al lateral dret, trobarem l'acció "Canvi estoc". Una finestra flotant ens demanarà "Motiu del canvi" i "unitats". Una quantitat positiva incrementarà l'estoc disponible (per ex un 2on autocar), una quantitat negativa el decrementarà (per ex anul·lació places reservades en un refugi).

Reserves d'activitats

La reserva d'activitats o productes a OpenERP són comandes de venda. Per fer una reserva obrim la fitxa del soci (des del menú Empreses/Empreses o des del menú Soci/Socis actuals i fem clic a l'assistent Reserva producte del menú lateral. Triem el producte i la quantitat (per defecte 1). Ens obre una nova pestanya amb la comanda de venda realitzada.

Podem reservar la mateixa activitat per a varis socis a la vegada. Al llistat de socis (o empreses) seleccionem els socis que volen reservar la mateixa activitat (va molt bé crear prèviament una categoria d'empreses, per ex. Reserves 100 cims, i assignar tots els socis que volen reservar habitualment aquest tipus d'activitat en aquesta categoria). I després fem clic a la icona del menú Acció (la que té un engranatge) i triem Reserva producte, triem el producte i confirmem.

Si volem anul·lar una reserva:

Les reserves mantenen el mateix estoc real però disminueix l'estoc virtual (estoc virtual = estoc real - reserves). Una activitat té places lliures si el seu estoc virtual és més gran que zero. Les places que es mostren per internet també és l'estoc virtual.

Les reserves poden ser importades en el moment de fer la venda al taulell (explicat més endavant).

Vendes al taulell - TPV

Per les vendes al taulell anem al menú Terminal punt de venda/Terminal punt de venda i:

Podem tenir vàries vendes obertes a la vegada i canviar d'una a l'altre amb el les fletxes del menú superior Endarrere i Endavant.

Al final del dia podem tancar les vendes perquè quedin registrades a nivell comptable. Podem canviar seleccionar totes les vendes del dia (des del llistat de vendes, amb el ratolí i pitjant a la vegada la tecla Ctrl o Majús, o pitjant Ctrl+A). Després fem clic a la icona del menú Acció (la que té un engranatge) i triem Confirma. Cal tenir el rol suficient per a poder-ho fer (usuari comptable).

Comptabilitat

Anotacions d'entrada/sortida diners de caixa (efectiu)

Això ho farem introduint moviments en el diari Efectiu des del menú Gestió financera / Codificació d'assentaments / Codificació d'assentaments per línia

Nota: Els moviments d'efectiu de les vendes TPV no cal entrar-les a mà, ho fa automàticament el TPV quan es tanquen les vendes.

Saldo i moviments de caixa

Consell: Els comptes consultats habitualment (per ex. 570000 Caixa) els podem guardar en el llistat de dreceres del lateral esquerra inferior amb el botó +.

Factures de proveïdor

Primer cal donar d'alta:

Les factures de proveïdor s'introdueixen des del menú Gestió financera / Factures / Factures de proveïdor

Remeses de rebuts

Les remeses de rebuts domiciliats norma C19 les podem crear i gestionar des del menú Gestió financera / Pagament / Ordres de pag. a cobrar / Ordre de pag. a cobrar.

Extractes bancaris

Els extractes bancaris i els moviments comptables associats els introduirem des del menú Gestió financera / Codificació d'assentaments / Assentaments per extracte bancari

Nota 1: Quan la línia de l'extracte bancari és un resum d'una remesa de rebuts domiciliats:

Quan confirmem l'extracte bancari, es crearan els assentaments de pagament i aquests es conciliaran amb les factures corresponents de forma que les factures quedaran com a pagades. Si són quotes de socis, els socis i els seus beneficiats quedaran automàticament en estat Pagat durant el període establert en la quota de soci.

Nota 2: Quan la línia de l'extracte bancari és un resum de retorn de rebuts domiciliats:

Gestió rebuts retornats

Des del mateix extracte bancari on hem introduït els rebuts retornats (veure punt anterior i la nota 2) podem fer la gestió. Per cada rebut retornat farem:

Preguntes freqüents

En el llistat de participants apareixen alguns sense el nom

Es degut per la manca de dades del contacte de la fitxa del soci/empresa. Cal obrir la fitxa del soci i crear un contacte.

Per actualitzar les dades del contacte realitzarem els següents passos des del menú Terminal Punt de Venda/Totes les vendes:

Si refresqueu la llista de participants ja es mostrarà.

Observacions

Per localitzar una venda ràpidament, caldrà que l'usuari tingui accés a la Gestió d'estocs -> Productes sortint (per defecte, els rols accés d'usuaris bàsics no permeten aquesta opció)

A productes sortint, filtro per data i veig totes les comandes i quina li falta les dades de contacte. Anoto la seva referència. Segurament, la referència començarà per "Web-" ja que serà una venda automàtica feta per internet.

Ha desaparegut un soci, una empresa o un producte

A OpenERP la majoria de registres, com les empreses, socis o productes es poden ocultar (amagar) perquè no facin nosa quan ja no serveixen més però sense esborrar-los. Les empreses, socis o productes tenen un camp que es diu Actiu. Si es desmarca la casella Actiu hi són però ja no es veuen més.

Per tornar-los a veure, cal fer cerca avançada (Fer clic al botó + de dalt dels llistats, i al camp Actiu triar l'opció No i Cercar. Així ens filtra els que no estan actius. Tries el que vols tornar a activar, tornes a marcar-li la casella Actiu i el deses (en les empreses i socis, la casella Actiu està a la 2a pestanya Vendes & Compres).

Això va molt bé per amagar les sortides de la entitat que són antigues (productes caducats), així el llistat de productes sempre no serà gaire gran i al fer vendes des del TPV els productes amagats ja no es mostren.

Estat de les vendes

Les vendes del TPV tenen diferents estats:

Esborrany ----> Pagat ----> Realitzat (o Tancat)

Les vendes esborrany i pagat tb es poden cancel.lar. Un cop cancel.lades poden tornar a esborrany i així repetir el cicle. Les vendes Realitzades o tancades ja són inamovibles.

De tant en tant (per ex. cada dia) cal:

Podeu filtrar les vendes pel seu estat si en el llistat de vendes TPV feu clic al botó de Cerca avançada +.

Com podem saber l'import total de les inscripcions, tenint en compte que a cada pantalla en surten fins a 80?

Cliqueu al botó de Cerca avançada "+" i incrementant la xifra de 80 de la casella Límit. Hi ha un límit per defecte de 80 per no fer lentes les consultes per internet. Veureu que a partir de 500 ja es nota que va més lent.

Com saber si un usuari està inscrit a una activitat?

EntitatsSenseAnimDeLucre (last edited 2012-05-18 13:09:51 by zikzakmedia)

Contenidos creados por el equipo de Zikzakmedia. Creative Commons By-NC-SA

PythonZikzakmedia