Document - Ficheros adjuntos

A cualquier modelo de OpenERP le podemos añadir adjuntos. Por ejemplo, a la empresa, le podemos añadir documentación relacionado con la empresa (contracto, requerimientos, logo de la empresa, etc). Por defecto OpenERP lleva ya esta funcionalidad. Para su uso simplemente nos situamos en la vista formulario del modelo que queremos añadir ficheros, por ejemplo, una empresa, y en la barra superior le damos al botón del portapapeles (Añade un fichero adjunto a este registro). Si este registro tiene ya ficheros, este icono, contendrá el signo de ok de color verde, haciendo referencia que este registro contiene ficheros adjuntos.

Agregar un fichero adjunto a cualquier registro de OpenERP

Por defecto, estos ficheros, se guardan a la base de datos. Si vais a utilizar muchos ficheros adjuntos, esto hará que la base de datos vaya creciendo. Por ejemplo, si a un pedido de venta le adjunto una imagen de 1.5 MB, la base de datos, la cargará con un fichero de 1.5 MB.

Para evitar esto o optimizar mejor el sistema de ficheros de nuestro ERP, si va a trabajar con documentos, instalaremos el modulo document: Integrated Document Management System. Este modulo desvincula el sistema de guardar ficheros a la base de datos pudiendo utilizar un sistema de ficheros en local. Para habilitar esta opción en el servicio SaaS deben pedir a nuestros técnicos que lo configuren ya que entramos en una zona técnica.

Una vez instalado el modulo document todos los ficheros ya los podemos gestionar en disco duro. Disponemos también del módulo document_ftp: Integrated FTP Server with Document Management System, pero este modulo si no va a trabajar en guardar estos ficheros en servidores remotos, no lo instalaremos.

La configuración inicial que deberemos hacer es configurar nuestro gestor de directorios y ficheros. Accedemos a Conocimiento / Configuración / Medio de almacenamiento.

Crearemos un nuevo registro con las opciones:

Otra opción que deberemos configurar y importante es a Conocimiento / Configuración / Directorios, editaremos el registro "Documents" y cambiaremos la opción:

Todos los modelos que deseamos guardar en disco duro deberemos cambiar el tipo de almacenamiento de base de datos por el que hemos creado.

Ahora ya tenemos todo listo para gestionar nuestros ficheros en disco duro. Para acceder a los documentos podemos hacerlo de dos maneras:

Cuando creamos un documento adjunto, por ejemplo un adjunto a pedidos de venta, es importante que seleccionemos bien el tipo de Directorio, por ejemplo pedido de venta. De esta forma, cuando listemos todos los documentos, los podemos filtrar por el tipo de directorio. En caso contrario, el sistema no permite que los ficheros sean renombrados de directorio y no podrá moverlos de directorio. Si se ha equivocado, lo puede cambiar de directorio si lo guarda, lo elimina, y lo vuelve a crear.

Recuerden que los informes de facturas también se generan con este sistema y se guardaran en el disco duro. Cuando imprime una factura se genera automáticamente el documento asociado en el directorio "Documents".

Document (last edited 2012-05-18 09:52:02 by resteve)

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